#f6c413

"

#9b1025

"

Sygnaliści

Po niemal 3 latach prace nad ustawą o ochronie sygnalistów są na ostatniej prostej – ustawa została przyjęta przez Sejm i Senat i oczekuje na podpis Prezydenta. Można się spodziewać, że konieczność jej wdrożenia w podmiotach prawnych przypadnie na okres wakacyjny.

Nasza Kancelaria od początku śledzi temat sygnalistów, braliśmy czynny udział w opiniowaniu projektu ustawy. Prowadzimy już w tym zakresie szkolenia, udzielamy wypowiedzi eksperckich w mediach (na przykład tu: [LINK], [LINK], [LINK], [LINK], [LINK]) i na bieżąco monitorowaliśmy postęp prac nad polską regulacją, uważnie analizowaliśmy każdy kolejny publikowany projekt ustawy.

Powierz nam przygotowanie systemu ochrony sygnalistów w Twoim podmiocie!

Osoba do kontaktu

Marta Trzeciak

radca prawny

principal associate

Warto zadbać o właściwy system zgłoszeń wewnętrznych

Informacja sygnalisty o naruszeniu może być zgłoszona jako:

  • zgłoszenie wewnętrzne – czyli wewnątrz organizacji
  • zgłoszenie zewnętrzne – czyli Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub innemu organowi publicznemu
  • ujawnienie publiczne – czyli podanie informacji do szerokiej wiadomości publicznej (np. w mediach)

Uwaga!

Naruszenie jakich dziedzin może być zgłoszone przez sygnalistę?

  • korupcja
  • zamówienia publiczne
  • usługi, produkty i rynki finansowe
  • przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
  • bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami
  • bezpieczeństwo transportu
  • ochrona środowiska
  • ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe
  • bezpieczeństwo żywności i pasz
  • zdrowie i dobrostan zwierząt
  • zdrowie publiczne
  • ochrona konsumentów
  • ochrona prywatności i danych osobowych
  • bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych
  • interesy finansowe Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
  • rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym publicznoprawne zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
  • konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela (występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wyżej)

Ustawodawca ostatecznie zrezygnował z zamieszczenia w tym katalogu prawa pracy.

Możesz też dodatkowo przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących u Ciebie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych

KOGO DOTYCZY OBOWIĄZEK?

To obowiązek nałożony na podmioty, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (uwaga: nie chodzi tu tylko o pracowników!) oraz wszystkie podmioty (bez względu na liczbę osób) wykonujące działalność w określonym zakresie (m.in. usługi finansowe czy ochrona środowiska).

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA

Dotkliwe kary dla osób odpowiedzialnych za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych – za nieustanowienie procedury, ustanowienie jej niezgodnie z przepisami lub jej nieprzestrzeganie.

BEZPOŚREDNIE STOSOWANIE DYREKTYWY

Podmioty publiczne – mimo braku ustawy – są obowiązane już teraz przyjmować zgłoszenia i zapewniać ochronę sygnaliście. W relacji państwo-obywatel bezpośrednie zastosowanie znajduje bowiem Dyrektywa. Potwierdza to wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu z 12 lipca 2023 r. (IV P 171/22).

SZCZEGÓŁOWE WYMOGI PROCEDURY

Ustawa określa wymogi co do minimalnej, obligatoryjnej treści procedury oraz zasady jej ustalania.

Dlaczego wprowadzenie procedur wewnętrznych jest konieczne?

Ustawodawca polski w projekcie ustawy wybrał represyjną opcję przewidując karę grzywny za:

– nieustanowienie procedury

– ustanowienie procedury niezgodnie z przepisami

– nieprzestrzeganie procedury

Kara grzywny dotyczyć będzie m.in. osób odpowiedzialnych za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych (niewykluczona odpowiedzialność kierownika działu HR czy kierownika działu compliance).

Konieczne jest podjęcie odpowiednich działań służących utworzeniu prawidłowo funkcjonującego systemu sygnalizacji, co pozwoli na uniknięcie tego typu uchybień.

Co musisz zrobić z chwilą wejścia w życie ustawy?

  • zweryfikować aktualnie obowiązujące rozwiązania w zakładzie pracy (np. regulaminy pracy, kodeksy etyki)
  • opracować i ustanowić procedurę zgłoszeń wewnętrznych
  • opracować i wdrożyć sposoby przekazywania zgłoszeń (w tym zapewnić bezpieczeństwo danych)
  • wyznaczyć osobę lub jednostkę do przyjmowania zgłoszeń
  • wyznaczyć bezstronną osobę lub jednostkę do rozpatrywania zgłoszeń
  • zapewnić zrozumiałe i łatwo dostępne informacje dla potencjalnych sygnalistów
  • podejmować działania następcze po zgłoszeniach sygnalistów
  • przekazywać informacje zwrotne dla sygnalistów w odpowiednim terminie
  • prowadzić rejestr zgłoszeń

Uwaga – mało czasu na ustanowienie wewnętrznej procedury

  • obowiązek konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych z zakładowymi organizacjami związkowymi albo – jeżeli u danego podmiotu prawnego nie działa zakładowa organizacja związkowa – przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, trwających nie krócej niż 5 dni,
  • 7-dniowe „vacatio legis” procedury – procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę.

Sposoby przekazywania zgłoszeń

  • droga pocztowa
  • skrzynki na zgłoszenia, zapewnione przez pracodawcę
  • poczta email
  • dedykowana platfor­ma online / aplikacja
  • hot line lub inny system komunikacji głosowej
  • bezpośrednie spotkania na wniosek sygnalisty

Wybór sposobów należy do podmiotu prawnego, przy czym wybrany sposób winien zapewniać poufność tożsamości sygnalisty i osób wskazanych w zgłoszeniu oraz uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem osobom nieupoważnionym.

Do decyzji podmiotu prawnego należy, czy w ramach wewnętrznego systemu będzie przyjmował zgłoszenia anonimowe.

Obsługa przyjmowania zgłoszeń

WEWNĘTRZNA ORGANIZACJA

obsługiwane przez wyznaczoną do tego celu osobę (pracownika) lub wyznaczony dział w obrębie zakładu pracy

ZEWNĘTRZNA ORGANIZACJA

obsługiwane przez podmiot zewnętrzny

Zobacz różnice wybranego systemu zgłaszania nieprawidłowości

WEWNĘTRZNA ORGANIZACJA

• częsty brak zasobów ludzkich do obsługi zgłoszeń

• brak odpowiedniego doświadczenia i kompetencji do obsługi zróżnicowanych zgłoszeń i dialogu z sygnalistą

• brak zaufania pracowników do systemu (możliwe „zamiatanie spraw pod dywan”)

• niechęć do objęcia funkcji osoby przyjmującej zgłoszenia

• negatywny wpływ na atmosferę w pracy

ZEWNĘTRZNA ORGANIZACJA

• zaufanie pracowników do zewnętrznego systemu

• zapewnienie bezpieczeństwa sygnalistom

• bezstronność i niezależność osób przyjmujących zgłoszenia

• zasoby i kompetencje do profesjonalnego przyjmowania zgłoszeń (prawnicy, audytorzy, inni specjaliści)

• większa otwartość na dokonywanie zgłoszeń

• oszczędność czasu

Komu dedykowana jest usługa?

  • na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (uwaga – liczymy tu nie tylko pracowników, ale także m.in. osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych)
  • bez względu na liczbę osób wykonujących pracę na ich rzecz – wykonującym działalność w określonym zakresie – usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu lub ochrony środowiska
  • podmioty prywatne i publiczne, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób
  • jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców

O naszej usłudze. Co robimy?

Przegląd

Weryfikujemy aktualnie obowiązujące rozwiązania (regulaminy, kodeksy etyki, opisy procesów, opisy stanowiska pracy) u Klienta.

Wdrożenie systemu sygnalizacji – procedura zgłoszeń wewnętrznych i sposoby przekazywania zgłoszeń

Opracowujemy procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Na tym etapie Kancelaria pomoże również w wyborze odpowiednich sposobów przekazywania zgłoszeń, ich opracowaniu i wdrożeniu.

Wsparcie w zakresie przyjmowania i wstępnej weryfikacji zgłoszeń

Pomagamy we wstępnej weryfikacji i ocenie, czy dane zgłoszenie spełnia warunki zgłoszenia określonego w przepisach dotyczących ochrony sygnalistów.

Wsparcie w rozpatrywaniu zgłoszeń

Wspieramy przy prowadzeniu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego u Klienta celem stwierdzenia, czy do zgłoszonego naruszenia rzeczywiście doszło i w jakim zakresie. Doradzamy w wyborze odpowiednich działań następczych i ich podejmowaniu.

Przeprowadzenie szkolenia

Dla prawidłowego funkcjonowania systemu sygnalizacji konieczne jest przeszkolenie jak najszerszego grona osób związanych zawodowo z Klientem. Podczas szkolenia przekazane zostaną informacje o procedurze zgłaszania naruszeń, o przysługującej ochronie i o konsekwencjach prawnych w przypadku składania fałszywych zgłoszeń.

Poufność

Wspomagamy w zabezpieczeniu interesów pracodawcy w zakresie tajemnicy przedsiębiorstwa i zachowania poufności.

Usługa wdrożenia systemu zgłoszeń wewnętrznych

Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy sp.k. oferuje usługę w czterech wariantach:

  • gotowy pakiet dokumentów (w tym procedura zgłoszeń wewnętrznych) do wypełnienia przy pomocy szczegółowej instrukcji

  • gotowy pakiet dokumentów (w tym procedura zgłoszeń wewnętrznych) do wypełnienia przy pomocy szczegółowej instrukcji
  • 5 godzin konsultacji w zakresie dostosowania dokumentów do Twojej organizacji

  • gotowy pakiet dokumentów (w tym procedura zgłoszeń wewnętrznych) do wypełnienia przy pomocy szczegółowej instrukcji
  • 5 godzin konsultacji w zakresie dostosowania dokumentów do Twojej organizacji
  • szkolenie dla osób zarządzających, osób upoważnionych do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, oraz dla wszystkich pracowników i zleceniobiorców

  • dokumenty „szyte na miarę” w oparciu o przeprowadzony szczegółowy audyt
  • bieżące wsparcie w zakresie wdrożenia dokumentów
  • szkolenie dla osób zarządzających, osób upoważnionych do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, oraz dla wszystkich pracowników i zleceniobiorców
  • przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w Twoim imieniu, w zależności od Twoich preferencji

*Dodatkowa opcja: wsparcie w rozpatrywaniu zgłoszeń

Oferujemy doradztwo w zakresie prowadzonego postępowania wyjaśniającego oraz w zakresie podjęcia innych działań następczych. Dzięki takiemu rozwiązaniu ograniczasz ryzyko niewłaściwego rozpatrywania zgłoszeń oraz nakład czasu i pracy przenosząc ten ciężar na podmiot trzeci.

Ankieta – Czego potrzebujesz i jak możemy Ci pomóc przy wdrożeniu sygnalistów?

Zachęcamy do wypełnienia poniższej ankiety. Pozwoli to ocenić w jakim zakresie potrzebujesz profesjonalnego wsparcia przy wdrożeniu sygnalistów w swojej organizacji. Po przeanalizowaniu udzielonych odpowiedzi skontaktujemy się z Tobą, aby poinformować w jakim zakresie możemy Ci pomóc.

Przygotowaliśmy dla Ciebie bezpłatne materiały

16 maj 2024

Materiał video z webinarium „Sygnaliści – jak wdrożyć i poczuć, że to ma sens?”

16 maj 2024

Prezentacja po webinarium „Sygnaliści – jak wdrożyć i poczuć, że to ma sens?”

Zapraszamy do zapoznania się z prezentacją z webinaru „Sygnaliści – jak wdrożyć i poczuć, że to ma sens?”

Skontaktuj się z nami

Zostaw dane kontaktowe, a my odezwiemy się do Ciebie, albo skontaktuj się bezpośrednio z naszym opiekunem usługi.

Wyślij
Uzupełnij pola formularza.

Wypełniając powyższy formularz kontaktowy wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych. Wskazanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania z Tobą kontaktu i ustalenia zasad ewentualnej współpracy. Zgoda dotyczy danych osobowych przekazanych w zgłoszeniu, w postaci: imienia, nazwiska, adresu e-mail i/lub numeru telefonu oraz innych danych wskazanych w treści przesłanej wiadomości.

W związku z powyższym Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy sp. k. z siedzibą w Toruniu stanie się Administratorem Twoich danych osobowych. W każdej chwili masz prawo wycofać udzieloną nam zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych zawartych w formularzu. Twoją zgodę możesz wycofać poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: rodo@ostrowski-legal.net. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem.

Po więcej informacji odnośnie przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych zapraszamy TUTAJ.

Izabela Błaszkiewicz

radczyni prawna,

wspólniczka zarządzająca

Agnieszka Bieniek

radczyni prawna, wspólniczka,

koordynatorka zespołu prawa pracy

Marta Trzeciak

radczyni prawna,

principal associate

Karolina Misiak

radczyni prawna,

associate

Ta strona wykorzystuje pliki cookies. Poprzez kliknięcie przycisku „Akceptuj”, bądź „X”, wyrażasz zgodę na wykorzystywanie przez nas plików cookies. Więcej o możliwościach zmiany ich ustawień, w tym ich wyłączenia, przeczytasz w naszej Polityce prywatności.

AKCEPTUJ