#f6c413
"#9b1025
"Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej twierdziło na początku, że tego dnia – 25 września – podmioty prawne powinny mieć już u siebie obowiązującą procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
Później Ministerstwo nieoczekiwanie zmieniło stanowisko – zgodnie z nim, procedurę można ustalić w styczniu 2025 r., po tym jak 1.01.2025 r. podmiot prawny ustali, ile osób wykonuje dla niego pracę zarobkową na ten dzień.
Oba stanowiska Ministerstwa są co najmniej dyskusyjne, dlatego podchodzimy do nich z rezerwą. Zabrakło właściwego przepisu przejściowego w ustawie, który rozwiałby te wątpliwości.
Dlatego naszym zdaniem nie ma co czekać – rekomendujemy rozpocząć prace mające na celu ustanowienie procedury jak najszybciej.
Powierz nam przygotowanie systemu ochrony sygnalistów w Twoim podmiocie!
Nasza Kancelaria od początku śledzi temat sygnalistów, braliśmy czynny udział w opiniowaniu projektu ustawy. Prowadzimy już w tym zakresie szkolenia, udzielamy wypowiedzi eksperckich w mediach (na przykład tu: [LINK], [LINK], [LINK], [LINK], [LINK]) i na bieżąco monitorowaliśmy postęp prac nad polską regulacją, uważnie analizowaliśmy każdy kolejny publikowany projekt ustawy.
Informacja sygnalisty o naruszeniu może być zgłoszona jako:
Sygnalista sam decyduje, którą z tych ścieżek wybrać. Nie ma wymogu, aby w pierwszej kolejności dokonać zgłoszenia wewnętrznego. Sygnalista może od razu zgłosić informację o naruszeniu organowi publicznemu (lub RPO) lub podać ją do wiadomości publicznej.
Dlatego warto zadbać o dobrze funkcjonujący i przystępny system zgłoszeń wewnętrznych, aby sygnalista chciał dokonywać zgłoszeń w jego ramach. Jest to w interesie podmiotu dbającego o swój wizerunek, dążącego do przeciwdziałania naruszeniom wewnątrz organizacji.
Ustawodawca ostatecznie zrezygnował z zamieszczenia w tym katalogu prawa pracy.
Możesz też dodatkowo przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących u Ciebie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
KOGO DOTYCZY OBOWIĄZEK?
To obowiązek nałożony na podmioty, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (uwaga: nie chodzi tu tylko o pracowników!) oraz wszystkie podmioty (bez względu na liczbę osób) wykonujące działalność w określonym zakresie (m.in. usługi finansowe czy ochrona środowiska).
SZCZEGÓŁOWE WYMOGI PROCEDURY
Ustawa określa wymogi co do minimalnej, obligatoryjnej treści procedury oraz zasady jej ustalania.
Zostaw dane kontaktowe, a my odezwiemy się do Ciebie, albo skontaktuj się bezpośrednio z naszym opiekunem usługi.
Ustawodawca polski w ustawie wybrał represyjną opcję przewidując karę grzywny za:
– nieustanowienie procedury
– ustanowienie procedury niezgodnie z przepisami
– nieprzestrzeganie procedury
Kara grzywny dotyczy m.in. osób odpowiedzialnych za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych (niewykluczona odpowiedzialność kierownika działu HR czy kierownika działu compliance).
Konieczne jest podjęcie odpowiednich działań służących utworzeniu prawidłowo funkcjonującego systemu sygnalizacji, co pozwoli na uniknięcie tego typu uchybień.
Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 r., z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które wchodzą w życie 3 miesiące później – 25 grudnia. Jednocześnie ustawa wprowadza:
Niezależnie od zmieniających się stanowisk Ministerstwa co do terminu na ustalenie procedury, prace nad jej wprowadzeniem najbezpieczniej podjąć jak najwcześniej.
Wybór sposobów należy do podmiotu prawnego, przy czym wybrany sposób winien zapewniać poufność tożsamości sygnalisty i osób wskazanych w zgłoszeniu oraz uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem osobom nieupoważnionym.
Do decyzji podmiotu prawnego należy, czy w ramach wewnętrznego systemu będzie przyjmował zgłoszenia anonimowe.
Wybranie właściwego sposobu przekazywania zgłoszeń jest ważne z uwagi na konieczność zapewnienia skutecznej komunikacji sygnalisty z osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń.
WEWNĘTRZNA ORGANIZACJA
obsługiwane przez wyznaczoną do tego celu osobę (pracownika) lub wyznaczony dział w obrębie zakładu pracy
ZEWNĘTRZNA ORGANIZACJA
obsługiwane przez podmiot zewnętrzny
Zostaw dane kontaktowe, a my odezwiemy się do Ciebie, albo skontaktuj się bezpośrednio z naszym opiekunem usługi.
WEWNĘTRZNA ORGANIZACJA
• częsty brak zasobów ludzkich do obsługi zgłoszeń
• brak odpowiedniego doświadczenia i kompetencji do obsługi zróżnicowanych zgłoszeń i dialogu z sygnalistą
• brak zaufania pracowników do systemu (możliwe „zamiatanie spraw pod dywan”)
• niechęć do objęcia funkcji osoby przyjmującej zgłoszenia
• negatywny wpływ na atmosferę w pracy
ZEWNĘTRZNA ORGANIZACJA
• zaufanie pracowników do zewnętrznego systemu
• zapewnienie bezpieczeństwa sygnalistom
• bezstronność i niezależność osób przyjmujących zgłoszenia
• zasoby i kompetencje do profesjonalnego przyjmowania zgłoszeń (prawnicy, audytorzy, inni specjaliści)
• większa otwartość na dokonywanie zgłoszeń
• oszczędność czasu
Wszystkim podmiotom, które mają obowiązek przyjmować zgłoszenia wewnętrzne, w tym podmiotom prywatnym i publicznym:
Usługę adresujemy również do podmiotów, które nie będą miały takiego obowiązku, gdyż warto rozważyć dobrowolne ustalenie takiej procedury, co pozwoli zminimalizować ryzyko zgłoszeń zewnętrznych, czy ujawnień publicznych. Tym samym zachęcamy do kontaktu:
Weryfikujemy aktualnie obowiązujące rozwiązania (regulaminy, kodeksy etyki, opisy procesów, opisy stanowiska pracy) u Klienta.
Opracowujemy procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Na tym etapie Kancelaria pomoże również w wyborze odpowiednich sposobów przekazywania zgłoszeń, ich opracowaniu i wdrożeniu.
Pomagamy we wstępnej weryfikacji i ocenie, czy dane zgłoszenie spełnia warunki zgłoszenia określonego w przepisach dotyczących ochrony sygnalistów.
Wspieramy przy prowadzeniu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego u Klienta celem stwierdzenia, czy do zgłoszonego naruszenia rzeczywiście doszło i w jakim zakresie. Doradzamy w wyborze odpowiednich działań następczych i ich podejmowaniu.
Dla prawidłowego funkcjonowania systemu sygnalizacji konieczne jest przeszkolenie jak najszerszego grona osób związanych zawodowo z Klientem. Podczas szkolenia przekazane zostaną informacje o procedurze zgłaszania naruszeń, o przysługującej ochronie i o konsekwencjach prawnych w przypadku składania fałszywych zgłoszeń.
Wspomagamy w zabezpieczeniu interesów pracodawcy w zakresie tajemnicy przedsiębiorstwa i zachowania poufności.
Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy sp.k. oferuje usługę w czterech wariantach:
*Dodatkowa opcja: wsparcie w rozpatrywaniu zgłoszeń
Oferujemy doradztwo w zakresie prowadzonego postępowania wyjaśniającego oraz w zakresie podjęcia innych działań następczych. Dzięki takiemu rozwiązaniu ograniczasz ryzyko niewłaściwego rozpatrywania zgłoszeń oraz nakład czasu i pracy przenosząc ten ciężar na podmiot trzeci.
Zachęcamy do wypełnienia poniższej ankiety. Pozwoli to ocenić w jakim zakresie potrzebujesz profesjonalnego wsparcia przy wdrożeniu sygnalistów w swojej organizacji. Po przeanalizowaniu udzielonych odpowiedzi skontaktujemy się z Tobą, aby poinformować w jakim zakresie możemy Ci pomóc.
16 maj 2024
Materiał video z webinarium „Sygnaliści – jak wdrożyć i poczuć, że to ma sens?”
16 maj 2024
Prezentacja po webinarium „Sygnaliści – jak wdrożyć i poczuć, że to ma sens?”
Zapraszamy do zapoznania się z prezentacją z webinaru „Sygnaliści – jak wdrożyć i poczuć, że to ma sens?”
Zostaw dane kontaktowe, a my odezwiemy się do Ciebie, albo skontaktuj się bezpośrednio z naszym opiekunem usługi.